会議に必要な備品をすべて確認しよう

無料で使える備品が揃っているか

ホワイトボードやプロジェクターなどの大型備品は、移動が大変なだけでなく、運搬中に壊れてしまうリスクもあるため、自分たちで持ち込むのはおすすめできません。
特にプロジェクターは精密機器なので注意が必要です。
そのため、必要な備品が最初から揃っていて、無料で使えるレンタル会議室を選ぶのが理想です。
無料貸出に対応しているかどうかは、各会議室のホームページに記載されている場合が多く、事前に確認すれば安心です。
イスやテーブル、電源タップ、延長コードなども揃っていれば、持ち込みの負担が減り、準備時間も大きく短縮されます。
また、会議のスタイルによっては、資料を掲示する掲示板やマイクなどの音響設備が必要なこともあります。
そうした備品の有無も事前にチェックし、必要なものが揃っている会議室を選びましょう。

借りた備品は丁寧に扱おう

備品を借りる際は、あくまで一時的に使わせてもらっているという意識を持ち、丁寧に扱うことが大切です。
もしホワイトボードを破損させたり、プロジェクターを落として壊してしまった場合には、修理費や交換費用を請求される可能性があります。
備品の取り扱いに関するマナーを守らないと、次回以降の利用を断られることもあるため、注意が必要です。
また、会議中に配置を変更したイスやテーブルは、使用後に必ず元の場所に戻しましょう。
清掃や後片付けも含めて、次に利用する人のために整えておくことが利用者の最低限のマナーです。
ゴミを散らかしたまま退出するのは絶対に避けてください。
多くのレンタル会議室は共同で使われているため、誰もが気持ちよく使えるように心がけましょう。
きれいに使う意識がリピート利用にもつながります。